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#56 – Comment mettre en place facilement la signature dématérialisée au cabinet ?

La période d’épidémie que nous sommes en train de vivre nous oblige à revoir un grand nombre de procédures dans nos cabinets.

Pour cette 56ème réponse d’Expert, je ne vous parlerai pas d’endodontie, mais d’une aide logicielle, simple, qui nous a permis au sein de notre cabinet de dématérialiser les signatures de documents et d’inciter les patients à nous les retourner avant de revenir au cabinet. Une solution simple, pragmatique et accouplable avec n’importe quel logiciel métiers.

Le problème des devis et consentements

Utilisateur d’un logiciel métier spécifique à l’endodontie depuis 2006 basé sur la dématérialisation des données et documents médicaux, sortir du sacro-saint papier est devenu une mission !

Si grâce à TDO (acronyme de The Digital Office) nous avons pu dématérialiser tous les dossiers, il persiste néanmoins le problème des documents à signer, notamment les devis et les consentements éclairés.

Que notre exercice soit limité à l’endodontie ou à l’omnipratique, le point commun des devis à signer et à conserver ainsi que les questionnaires médicaux reste entier.

La queue de pandémie du Covid-19 s’accompagne de procédures administratives supplémentaires. Notamment l’impérieuse nécessité de faire signer un nouveau consentement éclairé aux patients que nous sommes contraints de rajouter à son dossier. On dématérialise d’un côté mais on en rajoute de l’autre…

Le crayon un objet de transmission du Covid-19

Parallèlement, les consignes sont de plus en plus strictes quant au respect des distances sociales, la réduction des contacts avec le matériel du cabinet, et notamment les crayons, stylos et papiers que nous sommes tenus de consigner.

Dans ce souci de dématérialisation, j’ai d’abord été attiré par les tablettes graphiques de signature que l’on retrouve chez les banquiers et notaires. Je me suis donc équipé de tablettes signature de chez Wacom. Pratique, le patient signe physiquement au cabinet, et le fichier PDF est automatiquement inséré dans le dossier du patient.

Mais le problème d’infection avec l’utilisation du stylet dont le cordon n’est pas nettoyable demeurait une complication.

Pour pousser la dématérialisation, je me suis donc intéressé aux systèmes de signature numérique en ligne ; mon assureur et mon banquier les utilisent, c’est que leur valeur doit bien être reconnue.

Je me suis retrouvé devant un nombre impressionnant de solutions, toutes aussi bonnes les unes que les autres, mais avec des fonctionnements différentes.

Dans mon cahier des charges, la simplicité de la signature pour les patients était mon premier souci. Si on veut que ça marche, il faut que ce soit simple.

Le deuxième facteur incontournable était qu’il fallait que ce soit simple pour mon assistante administrative. La répétition des gestes plusieurs fois par jours devient vite fastidieuse et source d’erreur. Notre logiciel métier est couplé au traitement de texte de Microsoft, il fallait que la passerelle ne nécessite pas douze cliques et une formation de 3 jours.

Après en avoir testé quelques-uns, j’ai eu du mal à me convaincre de leur ergonomie pour notre exercice.

J’ai découvert Adobe Sign

Et puis… entre deux recherches sur Google, je me suis replongé dans ma revue de littérature mensuelle. Et pour cela, pour annoter mes documents, j’utilise la solution Adobe Acrobat DC qui est une version professionnelle d’Adobe Reader. J’utilise cette solution de chez Adobe depuis plusieurs années sans en connaitre, en toute franchise, toutes les possibilités offertes.

En pleine lecture d’un article sur l’influence du diabète sur la prévalence des pathologies endodontiques, j’ai découvert un onglet qui m’était resté inconnu jusqu’alors, nommé Adobe Sign.

En cliquant dessus, je me suis retrouvé sur le site internet qui explique que Adobe Sign est un système de signature électronique proposé par Adobe avec la certification Européenne et qui est intégré à l’offre de 17.99€ mensuel.

L’intérêt de cette solution est qu’une passerelle transparente existe entre le traitement de texte et l’application Adobe qui gère la suite une fois que l’on a appuyé sur le bouton.

Comment ça Marche ?

Côté Praticien

Avant de vous montrer en vidéo très simplifiée son utilisation, façon « tuto », voici les trois grandes phases de la procédure pour obtenir la signature d’un document par un patient.

  • Premièrement, préparer le document à signer par le patient sur le traitement de texte
  • Deuxièmement, un seul clique sur le bouton dédié du ruban supérieur du traitement de texte vous lance dans la procédure qui dure moins de une minute.
  • Troisièmement, l’application vous invite à indiquer l’emplacement ou le patient doit signer.
  • Quatrièmement l’application envoie le document par mail et le stocke dans votre espace personnel dédié.

Côté Patient

Le patient concerné reçoit par mail le devis, accompagné d’un message qu’il nous est proposé de rédiger au moment de l’envoi.

En cliquant sur le bouton, le document à signer apparait, et tel un jeu de piste, le patient est invité à remplir le document et à le signer aux endroits que vous avez indiqué.

Trois possibilités lui sont offertes :

  • Taper tout simplement son nom sur le clavier, l’application le transforme en signature certifiée.
  • Dessiner sa signature dans l’écran dédié avec la souris de son ordinateur, là… c’est plus artistique !
  • Renseigner son numéro de téléphone portable. L’application lui envoie un SMS et le patient utilise son smartphone pour faire sa signature sur l’écran.

En cliquant sur le dernier bouton, le document est signé et est retourné automatiquement par mail à son expéditeur par Pièce jointe.

La cerise sur le gâteau est que l’on peut suivre, sur la plateforme, l’avancement de la signature des documents. Un système de relance, automatique ou manuelle permet de renvoyer les documents aux retardataires.

Je vous propose maintenant de voir, sur des enregistrements d’écrans comment cela se présente, à la fois du côté praticien mais également du côté patient.

Voilà. Alors je n’ai aucun intérêt avec la société Adobe, soyez en assurés.

Il y a probablement d’autres solutions informatiques dédiées et simple d’utilisation.

Celle-ci m’a semblé bien répondre à mon cahier des charges. Et en plus, comme j’avais déjà souscrit l’abonnement pour faire mes revues de littérature, elle ne m’a rien coûté.

Ce n’était pas de l’endo, mais c’était de la gestion de cabinet… à mon niveau. Ce n’est pas grand-chose, mais en cette période de restructuration, toutes les astuces sont bonnes à partager.

A très bientôt pour de nouvelles aventures endodontiques !

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